eCopy

Geen probleem als deze digitaal zijn maar papieren documenten maken het erg complex: document scannen, opslaan op het netwerk, document ophalen op uw PC, indexeren op diverse kenmerken en vervolgens opslaan, vaak in een database, ERP of DM systeem of andere bedrijfsapplicatie. Een arbeidsintensief en tijdrovend proces van gemiddeld drie minuten per document. Soms wordt er dan maar niet gescand en waar blijft de informatie dan?

Daarnaast is elke handeling mensenwerk en dus een mogelijke bron van fouten. Het is zelfs bewezen dat de "processing costs" van logistieke documenten, zoals facturen en pakbonnen, kunnen oplopen tot 5% van de totale operating costs. En dan nog dit:
• Van alle papieren documenten is 32% niet direct beschikbaar.
• De gemiddelde kantoormedewerker spendeert iedere week 8 uur aan zoekwerk.
• Factureren duurt gemiddeld 12 minuten, waarvan 9 minuten zoekwerk.
• Zoeken en beheren van documenten: 15% van bedrijfsinkomsten gaat hieraan op.
• Van alle rekeningen wordt 25% te laat betaald.

eCopy Connectoren
Uitbreiden van de mogelijkheden van eCopy ShareScan OP is eenvoudig met behulp van eCopy Connectoren. De Connector zorgt voor een naadloze integratie tussen eCopy en diverse softwareapplicaties, zoals Open Text Livelink, Hummingbird-DM, Domino Document Manager, Interwoven WorkSite en Canon iW Document Manager. Veranderingen in gebruikersprofielen, toegangsbevoegdheden of mappen in de softwareapplicatie, zijn direct zichtbaar op de MFP.

Met eCopy heeft u de oplossingen voor scanning en distributie van documenten. eCopy maakt mensen productiever te zijn en effectiever te werken. Het gebruik van eCopy verlaagt de kosten van scanning en distributie aanzienlijk, zorgt voor een veilige overdracht van informatie en draagt bij aan een betere samenwerking tussen personen en afdelingen. Met eCopy in combinatie met een multifunctional of DR-scanner kunnen fysieke documenten simpel en snel worden gedigitaliseerd en geïntegreerd in diverse toepassingen.

eCopy geeft direct vanaf de multifunctional toegang tot belangrijke toepassingen, zoals Document Management ERP en Financiële systemen. Elektronische exemplaren van documenten kunnen gemakkelijk en snel worden gedistribueerd en gedeeld.

eCopy beschikt over diverse integratiemogelijkheden, waardoor u papieren documenten rechtstreeks vanaf de MFP of scanner kunt scannen en distribueren naar specifieke document management systemen en andere zakelijke toepassingen. Een koppeling met een specifieke applicatie noemt men een Connector. Naast het gebruik van standaard Connectoren is het met eCopy ook mogelijk om te integreren met systemen waarvoor geen specifieke Connector is ontwikkeld. Met de eCopy Quick Connect functie of de Software Developers Kit creëert u zelf verbindingen met applicaties of databases.

Voor wie is eCopy de perfecte oplossing?

eCopy is een perfecte oplossing voor bedrijven die:
Eenvoudig documenten willen digitaliseren met een Multifunctional of DR scanner:
Gebruikers behoeven weinig tot geen training
Deze documenten snel willen distribueren naar:
• Mail (Notes, Outlook)
• File Servers
• Document Management/Collaboration Systemen
• Fax Servers (Rightfax)
• eCopy Desktop
Hoge eisen stellen aan beveiling van systemen en documenten:
• Logon en authenticatie o.b.v. marktstandaarden
• 128 bits encryptie en password beveiliging op documenten
• Tracking en tracing van gebruik van documenten en scanner
• Grondige verwijdering van 'Temporary Scan Files' o.b.v. de hoogste standaarden

Documenten voor verzending eventueel willen annoteren/OCRen:
• Op de PC, met behulp van gebruikersvriendelijke eCopy Desktop software
• Belang hechten aan eenvoudig beheer en configuratie op afstand