Pim Scholten
p.scholten@osn.nl

Wij posten over nieuws en functionaliteiten, interviews met klanten, de vragen via #vraaghetOSN en delen onze kennis over informatiebeheer

Terug naar het overzicht keyboard_arrow_right

Een volledig beeld schetsen van een omvangrijk printerpark kan lastiger zijn dan het lijkt. Vooral als de omgeving bestaat uit veel soorten printers, tikprijzen en meerdere contracten. Voor organisaties die hier bij ondersteund willen worden, bieden wij een vrijblijvende inventarisatie aan. Dit wordt door OSN altijd gedaan volgens het onderstaande stappenplan:

1. Verbruik meten

Belangrijk voor een goede analyse zijn het in kaart brengen van het gebruik, kosten en de machines  van een printomgeving. Als dit soort informatie niet beschikbaar is, kan kosteloos Printfleet worden geïnstalleerd. Printfleet meet in een periode van 1 tot 3 maanden het aantal mono- en kleurafdrukken op alle printers en multifunctionals binnen uw netwerk . Hierdoor kan op machineniveau het gebruik worden geanalyseerd.

2. Kantooromgeving in kaart brengen

In een vlekkenplan worden de multifunctionals en printers ingetekend op plattegronden. Bij voorkeur bezoeken we hierbij ook een aantal locaties om ter plekke een goed gevoel te krijgen van uw werkomgeving. Door kritisch te kijken naar de loopafstanden over meerdere verdiepingen kan vaak het aantal machines worden teruggebracht of anders ingedeeld.  Ook kijken we naar de staat van uw apparaten en de manier waarop ze gebruikt worden. Indien mogelijk vragen we gebruikers ook naar hun gebruikerservaringen. Vaak is het in de visie van OSN onnodig om alle machines te vervangen en kunnen bestaande machines worden geïntegreerd in een nieuw contract.

Theo Philips
IT Program Manager Randstad

"Onze filialen beschikken over een uiterst schaalbare, betrouwbare oplossing en we zijn niet meer afhankelijk van een leverancier van één specifiek merk MFP's.”

3. Documentstromen analyseren

Door document intensieve processen te analyseren, kan worden bepaald hoe op dit moment uw multifunctionals worden gebruikt om te scannen en printen. Bovendien kan dit veelal leiden tot een vrijblijvend advies omtrent de inzet van tijdbesparende software en gewenste eigenschappen voor nieuwe apparatuur.

4. De Total Cost of Ownership (TCO) berekenen

Dit wordt gedaan door de lopende contracten te onderzoeken. Daarnaast wordt er gekeken of er verborgen kosten zijn van machines die niet in servicecontracten zijn opgenomen. In veel gevallen zijn er namelijk (indirecte) kosten die niet direct worden verbonden met het printbeleid. Bijvoorbeeld het beheer van certificaten, firmware of fysieke verbruiksartikelen.

5. Welke bijdrage leveren printers aan uw MVO- beleid? 

Het MVO-beleid is voor veel organisaties belangrijk. De printomgeving maakt vaak al wel onderdeel uit van het MVO-beleid, maar is er niet meer mogelijk? Door nieuwe technologieën en de inzet van slimme software is het mogelijk om eenvoudig grote verbeteringen te realiseren.  Er wordt onder andere gekeken naar het energieverbruik, de uitstoot van dampen, mogelijke daling van printvolume en het gebruik van milieuvriendelijke verbruiksmaterialen. 

6. Gebruik analyseren

Mogelijk de belangrijkste stap van de inventarisatie is het analyseren van de manier waarop printers en multifunctionals gebruikt worden door uw medewerkers. Dit doen we door met hen in gesprek te gaan over de werkwijze en processen waarbij zij printen en scannen. Hierbij inventariseren wij ook graag de wensen en eisen die men aan printerapparatuur stelt. Deze analyse wordt gecombineerd met een vlekkenplan.

Yvonne van Harrewijn
Projectleider Philadelphia zorg

“We doen meer van dit soort grote projecten, en ik denk dat een van de succesfactoren met dit project de samenwerking is geweest met OSN“

7. Wensen en eisen

Tenslotte helpen wij u graag om vast te stellen welke wensen en eisen gesteld worden aan de nieuwe printomgeving en leverancier vanuit het perspectief van de ICT-er, de inkoper , de facilitair verantwoordelijke en uiteraard ook de financieel verantwoordelijke.  

8. Security audit

Op maximaal 40 machines kan kosteloos een security assessment worden uitgevoerd. Deze brengt de beveiligingsproblemen aan het licht zodat deze worden gedicht in een volgende omgeving.

Resultaten

De resultaten van de inventarisatie worden samengevat in een rapport en gebruikt voor het ontwikkelen van een concept printbeleid.  OSN heeft ervaring met het ontwikkelen van printomgevingen met 3 tot 1.300 printers, scanners en multifunctionals.

Managed Print Assessment

Terug naar het overzicht
close
icoon pijl +1 karmapunt voor het delen