Pim Scholten
p.scholten@osn.nl

Wij posten over nieuws en functionaliteiten, interviews met klanten, de vragen via #vraaghetOSN en delen onze kennis over informatiebeheer

Terug naar het overzicht keyboard_arrow_right

Voor organisaties die hardware, service en verbruiksmaterialen zoals toners niet gezamenlijk inkopen is het vaak onduidelijk hoeveel de totale printkosten precies bedragen. Vervelend omdat het berekenen van de totale kosten stap één is naar printkosten beheersen en verlagen. Daar wordt handig op ingesprongen door een aantal websites waarop u eenvoudig uw totale kosten zou kunnen berekenen. U weet echter pas zeker dat uw kostenoverzicht betrouwbaar is, als u uw kosten zelf inzichtelijk maakt of een Print Assessment laat uitvoeren door een betrouwbare organisatie. Als u de onderstaande stappen volgt kunt u zelf een realistisch overzicht van uw printkosten maken.

1. Inventariseer uw afdrukvolumes

U kunt dit handmatig doen of met een (gratis) programma zoals Printfleet. Er zijn een aantal merkonafhankelijke tools zoals Printfleet en daarnaast heeft vrijwel iedere fabrikant  zijn eigen software voor het in kaart brengen van een printerpark.  Het is belangrijk om het aantal mono- en kleurenafdrukken per machine te weten. Kleurenafdrukken zijn over het algemeen duurder op kleine office printers dan op multifunctionals.  Onderzoek dus of kleurenafdrukken wel op de ‘juiste’ machines worden gemaakt.

2. Printkosten per pagina berekenen

Voor veel organisaties zal dit eenvoudig zijn: de prijs per afdruk ligt vaak contractueel vast. Mocht dit niet zo zijn dan kan u volgende berekening gebruiken:

(Verbruiksmaterialen + Afschrijving) / aantal afdrukken = kosten per afdruk

Yvonne van Harrewijn
Projectleider Stichting Philadelphia Zorg

“We doen meer van dit soort grote projecten, en ik denk dat een van de succesfactoren met dit project de samenwerking is geweest met OSN“

3. Maak een plattegrond met daarin al uw printers en multifunctionals

Veel organisaties kiezen ervoor om individuele printers op afdelingen te vervangen voor multifunctionals op een centrale plek plek . Omdat er minder printers onderhouden en beheerd moeten worden is dit vaak een stuk goedkoper. Het aantal printers verminderen kan uw kosten verlagen, maar kan ook voor weerstand zorgen onder gebruikers die gewend zijn aan hun eigen privé printer. Een Follow-me oplossing moet ervoor zorgen dat vertrouwelijke documenten nooit onbeheerd in de gang liggen.

4. Inventariseer of het nog voordelig is om uw eigen verbruiksmaterialen te beheren

Vrijwel alle nieuwe printers en multifunctionals zijn geschikt voor pro-actief voorraadbeheer waardoor toners en andere verbruiksartikelen opgestuurd worden voordat de printer stilstaat. Of u het ’t waard vind om zelf nog tijd en energie te steken in het beheren van verschillende toners en cartridges is natuurlijk aan u. Als u berekent hoeveel tijd hierin gaat zitten, komt u waarschijnlijk tot de conclusie dat het in ieder geval niet goedkoper is om het zelf te doen.

5. Printkosten vergelijken

Als u uw printkosten wilt verlagen is het belangrijk dat u een volledig beeld creëert waarbij u niet alleen kijkt naar de totale kosten. Door uw printkosten, voorstel of contract te vergelijken op deze 7 factoren weet u zeker dat u uw printomgeving op een eerlijke en relevante manier vergelijkt. 

Meer handige blogs die u helpen om printkosten te besparen vindt u hier. 

Terug naar het overzicht
close
icoon pijl +1 karmapunt voor het delen