Pim Scholten
p.scholten@osn.nl

Wij posten over nieuws en functionaliteiten, interviews met klanten, de vragen via #vraaghetOSN en delen onze kennis over informatiebeheer

Terug naar het overzicht keyboard_arrow_right

Het besparen op printkosten is voor vrijwel iedere organisatie prioriteit nummer 1 bij het afsluiten van een nieuwe overeenkomst. Hoewel een nieuw voorstel op het eerste gezicht vaak een flinke besparing lijkt te realiseren, zijn het meestal vervelende voorwaarden of verborgen kosten uit oude contracten die roet in het eten gooien. Om u opweg te helpen naar een kostenbesparende maar mogelijk nog belangrijker, flexibele en transparante overeenkomst, hebben we de onderstaande blogs geschreven. Met deze blogs willen wij u beter inzicht te geven in uw huidige printkosten en de mogelijkheden die er zijn om deze te verlagen.

1. Printkosten berekenen

Ondanks dat vele factoren die van belang zijn bij het beoordelen van een printomgeving blijven te totale kosten voor veel organisaties een belangrijkste factor. Vooral bedrijven die hardware, service en verbruiksmaterialen zoals funers en cartridges niet gezamenlijk inkopen bij één leverancier, kan het lastig zijn om te achterhalen wat de totale printkosten zijn. Een organisatie kan haar totale printkosten berekenen door te onderzoeken wat het totale printvolume is en of bijvoorbeeld dure kleurafdrukken wel op de juiste multifunctionals met een lage kostprijs per print worden gemaakt. Daarnaast is het belangrijk om te kijken naar de printkosten per afdruk en indirecte kosten bijvoorbeeld van het zelfstandig beheer van verbruiks- en onderhoudsmaterialen. Meer informatie over hoe u uw printkosten inzichtelijk maakt kunt u hier vinden. 

Lees hier hoe u in vijf stappen uw printkosten kunt berekenen.

2. Printkosten vergelijken

Nadat de printkosten van uw organisatie zijn onderzocht en er een volledig overzicht is gecreëerd kan de volgende stap worden genomen. Natuurlijk is het belangrijk de totale kosten over de looptijd van het contract te vergelijken met eventuele voorstellen. Er zijn echter factoren die minstens net zo belangrijk zijn. Een contract kan kostentechnisch voordelig lijken maar bijvoorbeeld nare boeteclausules bevatten m.b.t. minimale volumes of de looptijd en verlenging van het contract. Hier kunt u meer lezen over het op een relevante en eerlijke manier vergelijken van uw printkosten.

Let bij het vergelijken van uw printkosten ook op deze 7 facturen die minstens net zo belangrijk zijn als de totale kosten. 

Yvonne van Harrewijn
Projectleider Stichting Philadelphia Zorg

“We doen meer van dit soort grote projecten, en ik denk dat een van de succesfactoren met dit project de samenwerking is geweest met OSN“

3. Contracten analyseren

Veel organisaties hebben een nare smaak over gehouden aan in het verleden afgesloten printcontracten. In onze blogserie over wurgcontracten gaan wij dieper in op de verschillende truckjes en contractvoorwaarden die worden toegepast om ervoor te zorgen dat u niet kunt besparen op uw printkosten. Maar vooral dat u niet weg kunt als u ontevreden bent. Door kritisch naar uw contracten te kijken kunt u achterhalen welke factoren voor verbetering vatbaar zijn in uw toekomstige printovereenkomst.

Printcontracten worden vaak gekenmerkt door vervelende kleine lettertjes, lees in deze blog waar u op moet letten. 

4. Print Assessment

Voor organisaties met een zeer uitgebreide printomgeving kan het voordelig zijn om een Print Assessment te laten uitvoeren door een derde partij. De tijdens het assessment vastgestelde factoren worden gebruikt om bij meerdere leveranciers voorstellen aan te vragen waarmee u kunt besparen op uw printkosten. Maar daarnaast ook gunstige contractvoorwaarden kunt onderhandelen. Hier kunt u lezen welke stappen wij uitvoeren tijdens het uitvoeren van een Print Assessment.

Lees hier meer over de stappen die wij doorlopen tijdens een Print Assessment.

Terug naar het overzicht
close
icoon pijl +1 karmapunt voor het delen