Pim Scholten
p.scholten@osn.nl

Wij posten over nieuws en functionaliteiten, interviews met klanten, de vragen via #vraaghetOSN en delen onze kennis over informatiebeheer

Bekijk alle items keyboard_arrow_right

Tijdens het vergelijken van uw huidige contract en een voorstel dat u heeft ontvangen, is het belangrijk dat u verder kijkt dan alleen de prijs per pagina en initiële investering. Flexibiliteit in een printcontract, zodat u kan inspelen op veranderingen in uw bedrijf en omgeving, is voor veel organisaties minstens net zo belangrijk. Weet u of u over vijf jaar nog net zoveel print als op dit moment? Door in uw vergelijking de onderstaande factoren mee te nemen, creëert u een volledig beeld van uw printkosten of voorstellen en hun onderlinge verschillen.

1. Machines boetevrij retourneren?

Voor u is het belangrijk dat u kunt blijven inspelen op veranderingen in uw organisatie.  Wat gebeurt er bijvoorbeeld als u uw werkprocessen succesvol digitaliseert of een locatie sluit? Betaalt u alleen de afdrukken die u echt maakt en mag u de overbodige printers en multifunctionals zonder boete of retourneren?

2. Vergelijk appels met appels

Als u een 5 jaar geleden afgesloten contract gaat vergelijken met contracten van nu of zelfs 1 jaar oud, dan zal dit altijd een vertekend beeld opleveren. In de afgelopen jaren zijn vooral de kosten van nieuwe multifunctionals en kleurenafdrukken sterk gedaald. Zorg ervoor dat u zeker bent dat u appels met appels vergelijkt en kijk goed naar de parameters, kosten uit vorige contracten, prijsopbouw en andere belangrijke onderdelen van een prijs benchmark. 

3. Indexatie van huurtarieven en All-in prijzen

De meeste printcontracten kennen een clausule voor indexatie. Voor verbruiksmaterialen en onderhoud is dat goed te verdedigen: die kosten stijgen immers met de inflatie mee. Echter voor de afschrijvings- en huurkosten van de hardware is indexatie pure onzin en 100% marge voor uw leverancier. Kijk hier dus goed naar. 

4. Kleurenafdrukken met een kleuraccent voor de prijs van zwart wit?

In veel gevallen betaalt u voor een afdruk met een klein kleuraccent, zoals een bedrijfslogo of hyperlink, gewoon een volledige kleurenafdruk. Een aantal merken kunnen de dekking van een kleurenafdruk meten en deze apart optellen. U kunt deze dan afrekenen tegen het voor een zwart wit afdruk geldende tarief. Hierdoor wordt het apart bestellen van briefpapier overbodig. 

Yvonne van Harrewijn
Projectleider Stichting Philadelphia Zorg

“We doen meer van dit soort grote projecten, en ik denk dat een van de succesfactoren met dit project de samenwerking is geweest met OSN“

5. Op inkt gebaseerde multifunctionals verbruiken gemiddeld 80% minder stroom

Multifunctionals op basis van inkt technologie zoals HP PageWide verbruiken gemiddeld 80% minder energie dan vergelijkbare lasermodellen. Daarnaast gebruiken ze 94% minder verbruiksmaterialen door een printkop die één keer de hele pagina print. Door het energieverbruik van de aan u aangeboden multifunctionals te vergelijken, kunt u over de looptijd van 5 jaar flink wat printkosten besparen. Daarnaast kan het slim inrichten van uw printerpark een flinke bijdrage leveren aan het behalen van uw MVO-doelstellingen. 

6. Welke opzegtermijn wordt er gehanteerd en wat gebeurd bij het niet tijdig opzeggen van het contract? 

Kijk goed naar de opzegtermijn van uw printcontract. Lage printkosten in de eerste paar jaar verliezen hun meerwaarde als de marge van uw leverancier op de huur van printers en multifunctionals in jaar 6, 7 en soms zelfs 8 maar liefst 100% bedragen. Door een minimale opzegtermijn te hanteren van 3, 12 of zelfs 24(!) maanden, loopt u de kans dat u vergeet bijtijds een printercontract op te zeggen. De consequentie hiervan is dat u voor 12, 18 of zelfs 60(de initiële looptijd!) maanden aan het contract blijft vastzitten. U betaalt dan in ieder geval teveel voor uw afdrukken. Zeker als uw printkosten opgebouwd zijn uit een All-in tarief waar de inmiddels afgeschreven hardware een groot deel van uitmaakt. 

7. Kijk uit voor meerdere contracten met verschillende afloopdata

Een andere methode die graag wordt gecombineerd met het vervangen van uw park, tegen voorwaarden die vooral voor uw leverancier voordelig zijn, is het aangaan van meerdere contracten met verschillende start- en einddata. Het organiseren van meerdere contracten met verschillende einddata noemt men een dakpanconstructie. Hierdoor is het voor u lastig om over te stappen als u ontevreden bent. Daarnaast wordt het beheer van de contracten complex, waardoor contracten vaker stilzwijgend worden verlengd. 

 Heeft u uw geen goed beeld van uw huidige printkosten? Klik dan hier voor een stappenplan dat u kunt volgen om uw kosten in kaart te brengen. 

Bekijk alle items
close
icoon pijl +1 karmapunt voor het delen

Plan nu een consult

Laat weten waarmee we jou kunnen helpen. Éen van onze specialisten maakt een expert-analyse van jouw huidige situatie en vat dit samen in een rapport. Met garantie dat de expert-analyse van waarde zal zijn voor jouw organisatie

  • Op locatie of via webmeeting
  • Annuleren mag
  • Vrijblijvend
keyboard_arrow_down
keyboard_arrow_down
:
keyboard_arrow_down
keyboard_arrow_down
Niet alle velden zijn correct ingevuld