Pim Scholten
p.scholten@osn.nl

Wij posten over nieuws en functionaliteiten, interviews met klanten, de vragen via #vraaghetOSN en delen onze kennis over informatiebeheer

Terug naar het overzicht keyboard_arrow_right

Veel organisaties in Nederland zijn nog met handen en voeten gebonden aan printcontracten die weinig ruimte bieden voor flexibiliteit en veranderende behoeften. In de afgelopen jaren hebben wij veel organisaties geholpen de printkosten te verlagen en zich te bevrijden uit de greep van enkele Managed Print Services (MPS) leveranciers in Nederland. De ervaringen die wij opgedaan hebben, delen wij graag met u, zodat u niet in dezelfde valkuilen stapt.

Volgens onderzoeksbureau Gartner geeft een gemiddelde organisatie 1% van haar omzet uit aan printgerelateerde kosten. Ondanks dat het aantal afdrukken met 2% per jaar daalt, blijven de printkosten een significante post waarbij belangrijk is, dat er genoeg flexibiliteit wordt opgenomen zodat u kunt blijven inspelen op veranderende omstandigheden.  In deze serie blogs behandelen wij de veelgebruikte tactieken waarmee organisaties worden gestrikt in contracten die weinig flexibiliteit en vrijheid bieden en die op termijn ook nog steeds duurder worden. Dit wordt vaak gedaan aan de hand van de volgende 4 stappen:

1. Ondoorzichtigheid door afdrukprijzen en huurprijzen te combineren: de 'All-In' tarieven
2. Huren aantrekkelijker maken dan kopen
3. De onvermijdelijke kloof: 
            a. Conversie: het vroegtijdig openbreken van het printcontract
            b. Dakpannen: meerdere contracten met verschillende einddata
4. Hard selling & kleine lettertjes

Om de  voorbeelden in deze blogserie helder te kunnen toelichten gebruiken we de volgende fictieve situatie: 

Klant XYZ wenst 20 MFP’s aan te schaffen. Deze apparaten kosten € 3.000 per stuk. In totaal maakt klant XYZ momenteel maandelijks 60.000 afdrukken zwart-wit en 20.000 kleurafdrukken. De kosten voor een zwart-wit afdruk (onderhoud en verbruiksmaterialen) stellen we voor het gemak op € 0,01 en voor een kleurenafdruk op € 0,10. Deze afdrukprijzen zijn niet marktconform maar wel handig in dit rekenvoorbeeld. Als rente wordt voor de eenvoud 0% gehanteerd. Voor de looptijd van een overeenkomst wordt uitgegaan van de veel voorkomende contractduur van 60 maanden.

Remy Tito
Product Manager

Door onze eigen prijsopbouw kraakhelder te maken, laten we zien wat er allemaal nog mogelijk is in deze markt.

Stap één: Het samenvoegen van afdrukprijzen en huurprijzen: de 'All-In' tarieven

In dit deel gaan we in op de veelgebruikte ‘All-in’ tarieven. Deze worden gebruikt om de werkelijke opbouw van de printkosten te verbloemen en te verschuiven richting u, de klant. De kosten van uw printers en multifunctionals bestaan grofweg uit 2 componenten:

1. De vaste kosten zoals maandelijkse afschrijving en huurkosten van de apparatuur.
In de voorbeeldsituatie is dat aanhouden is dat € 50 maand per MFP.

2. De variabele kosten zijn de de kosten van verbruiksmaterialen en het onderhoud.
In de voorbeeldsituatie is dat €0,01 voor zwart-wit en € 0,10 voor kleuren afdrukken.

De tactiek van menig leverancier is er op gericht om deze kosten met elkaar te vermengen. Door één prijs af te spreken voor zwart/wit-afdrukken en één prijs voor kleurafdrukken, worden de vaste en variabele kosten vervangen door zogenaamde 'All-in' tarieven. In onderstaande voorbeeld is dat makkelijk uit te rekenen:

20 MFP’s met een huurbedrag per maand van € 50      € 1.000 / maand
60.000 afdrukken zwart/wit per maand van € 0,01          €    600 / maand
20.000 afdrukken kleur per maand van € 0,10                  € 2.000 / maand
              Totale maandlasten                                                 € 3.600 / maand

De leverancier kan het huurbedrag nu verdelen over de afdrukken. De leverancier kan dit evenredig doen over de zwart-wit en kleurenafdrukken. 80.000 afdrukken in totaal dus € 1.000 / 80.000 = altijd € 0,0125 gemiddeld per afdruk. Omdat uw leverancier zeker moet zijn dat het huurbedrag maandelijks wordt betaald, worden er minimale afdrukvolumes vastgelegd. U krijgt van uw leverancier waarschijnlijk een voorstel aangeboden van een 'All-in' afdruktarief:

- Een overeenkomst voor 60 maanden;
- Met een 'All-In' afdrukprijs van € 0,0225 voor zwart-wit afdrukken;
- Met een 'All-In' afdrukprijs van € 0,1125 voor kleurafdrukken;
- Met een minimum maandvolume van 60.000 zwart-wit en 20.000 kleurafdrukken;
- 'All-in' betekent: het apparaat, de verbruiksmaterialen en het onderhoud;
- Totale maandlasten bedragen € 3.600 per maand.

Aandachtspunt één:
Als de leverancier verwacht dat u gedurende de looptijd méér kleur en minder zwart/wit gaat afdrukken, zou men de kleurenafdrukken zwaarder kunnen belasten. Dus bijvoorbeeld € 0,02 voor zwart-wit afdrukken en €0,115 voor kleur. Omdat er minimale afdrukvolumes zijn vastgelegd, loopt uw leverancier geen risico. U als klant echter wel: verschuift uw printvolume in de toekomst meer naar kleur, dan gaat u eigenlijk teveel betalen en dat is extra marge voor de leverancier.

Aandachtspunt twee:
De leverancier die werkt met het model van 'All-in' tarieven zal de separate prijs per afdruk liever niet bekend maken of vaak onjuist weergeven. In bovenstaand voorbeeld staat vermeld € 0,01 voor zwart-wit en € 0,10 voor kleurafdrukken. In de praktijk zal men u de informatie niet geven! Vaak probeert men erachter te komen wat u voorheen betaalde. Door dalende prijzen in het algemeen, is een leverancier altijd in staat om u te laten besparen ten opzichte van uw oude tarieven. Wellicht was er meer daling mogelijk. Hoe meer onduidelijkheid wordt gecreëerd, des te beter de 'All-In' propositie werkt.

De prijs van deze meer- of minderafdrukken moet uiteraard lager te zijn dan de standaard 'All-In' tikprijzen
De afschrijving van het apparaat wordt namelijk al betaald uit de opbrengsten van het minimum volume. In het bovenstaand voorbeeld zou het redelijk zijn om meerprijzen van € 0,01 voor zwart-wit en € 0,10 voor kleurafdrukken vast te leggen. In veel gevallen zal de leverancier er echter de normale ‘All-in’ prijs per afdruk aanbieden, waardoor uw printkosten stijgen terwijl de vaste lasten van uw leverancier gelijk blijven. Minderprijzen zijn voor uw leverancier moeilijk te bepalen. Als u minder print, komen immers de opbrengsten van de vaste huurkosten in gevaar. Uw leverancier zal er alles aan doen om over mindervolume geen afspraken te maken, of daar veel beperkingen aan op te leggen. Bijvoorbeeld: mindervolume is mogelijk tot 10%. Minderprijs is € 0,005 voor zwart-wit en € 0,05 voor kleurafdrukken.

Ons Aanbod Managed Print Services PNG.png

Binnenkort deel twee van deze blogserie over wurgcontracten. 

Daar gaan we dieper in op de manier waarop de huurtarieven worden gebruikt om zoveel mogelijk mist en ondoorzichtigheid te creeeren. 

Terug naar het overzicht
close
icoon pijl +1 karmapunt voor het delen