Pim Scholten
p.scholten@osn.nl

Wij posten over nieuws en functionaliteiten, interviews met klanten, de vragen via #vraaghetOSN en delen onze kennis over informatiebeheer

Terug naar het overzicht keyboard_arrow_right

Iedereen is het erover eens dat papier processen vertraagt, bedrijven geld kost en een negatief effect heeft op de klanttevredenheid. Veel organisaties digitaliseren daarom post en andere documenten zodra ze worden ontvangen. Hierdoor kunnen de gedigitaliseerde documenten in dezelfde workflow worden opgenomen als per e-mail ontvangen documenten. Door aan dit proces kunstmatige intelligentie toe te voegen, worden alle resterende handmatige handelingen uit het proces gehaald. Alle relevante informatie in één gestandaardiseerd proces. Lees in deze blog hoe dit werkt.

Uw huidige scanproces ziet er waarschijnlijk ongeveer zo uit:

Scanproces_preparatie_scan_verrijken_extratie_validatie_afleveren_v3

Het meest tijdrovend zijn preparatie en extractie. Beiden kosten veel tijd door het grote aantal handmatige handelingen. Het prepareren van documenten is vooral tijdrovend als hiervoor brieven moeten worden geopend en gesorteerd voor het exporteren van gegevens met indexering. Een handmatig extractieproces vereist dat medewerkers de documenten bekijken om de scans en verrijkte data te routeren en beheren. Dit vertraagt het proces, vergroot de kans op fouten en is kostbaar.  Software voor het vastleggen en extraheren van gegevens met behulp van kunstmatige intelligentie stellen u in staat veel van deze stappen te automatiseren.

De 4 belangrijkste eigenschappen van door kunstmatige intelligentie verbeterde scanprocessen zijn onder meer:

Connexions blauw
1. Meerkanaalsinvoer - ieder type document in dezelfde workflow opnemen zoals mail, bijlagen, webformulieren en
natuurlijk papier. Dit betekent dat alle relevante informatie beschikbaar is in één proces. Het maakt niet uit op welke manier data binnenkomt. 

2. Extractie - haal automatisch de belangrijkste gegevens uit documenten. Dit is makkelijk in te stellen voor gestructureerde documenten en formulieren waar de te extraheren data op vaste locaties staat vermeld. Met het gebruik van onder begeleiding lerende kunstmatige intelligentie kan automatische extractie zelfs met ongestructureerde documenten zoals e-mails en brieven. Hiermee is ongeveer 90% van de ongestructureerde documenten zoals e-mails en brieven te automatiseren, waardoor fouten en verwerkingstijd tot een minimum worden geperkt. 

3. Automatische classificatie - detecteer automatisch het documenttype en stuur deze vervolgens naar het juiste systeem, proces of afdeling. Hierdoor kunt u ook prioriteit geven aan verwerking van documenten met hogere prioriteit. 

4. Connectoren - activeer automatisch processen in uw CRM-, ERP- of andere primaire systemen. Het verbinden van uw scanoplossing met uw bedrijfsapplicaties kan automatisch bedrijfsprocessen starten. Het is mogelijk om processen volledig te automatiseren, zoals facturen die automatisch worden betaald, of nieuwe klanten automatisch een nieuwe service aanbieden en eventueel activeren. 

Peter Schutten
Manager Solutions

De voordelen van automatische classificatie en extractie zijn nu ook beschikbaar voor kleinere organisaties in het MKB en gemeenten.

Procestransformatie

Procestransformatie start bij het automatiseren van captureprocessen. Veel organisaties hebben in het verleden besloten om grootschalige scanprocessen uit te besteden, omdat dit de kosten significant zou verlagen. Door nieuwe technologie is het mogelijk om kosten verder te verlagen . En belangrijker nog; het stelt organisaties in staat om grip te houden op eigen processen en data. Een geautomatiseerd verwerking van documenten betekent daarnaast vrijwel altijd snellere en betere klanten- of patiëntenservice. 

Ephesoft Transact is een geavanceerde oplossing voor het vastleggen en extraheren van documenten om uw bedrijf efficiënter te laten werken met gestroomlijnde processen, kostenbesparingen en een makkelijk te berekenen ROI.

De Smart Capture®-oplossing van Ephesoft identificeert, classificeert en extraheert bedrijfskritieke gegevens uit al uw documenten. Dit gebeurt met behulp van gepatenteerde machine learning-technologie, waardoor de effectiviteit in de loop van de tijd toeneemt. Ephesoft Transact is browsergebaseerd en kan draaien op uw servers of in de cloud. Voor mobiele werknemers is er SnapDoc, een mobiele capture-app, voor flexibele en eenvoudige vastlegging onderweg en in het veld. 

Met de mobiele SnapDoc applicatie kunnen medewerkers in het veld snel en eenvoudig documenten en foto’s toevoegen aan uw processen. Bijvoorbeeld foto’s aan schaderapporten of intakeformulieren bij thuiszorg organisaties.

  •  

OCR 2 AI SCANNING

Hieronder vindt u enkele voorbeelden van scannen 2.0 met kunstmatige intelligentie volgens onderzoek van Ernst & Young:

Nauwkeurigheid - de eerste keer de juiste resultaten, beslissingen of berekeningen leveren.
Consistentie - werken met identieke processen en taken om de uitvoervariatie te verminderen.
Audit trail - het snel en eenvoudig leveren van complete logs die essentieel zijn voor het aantonen van compliance. De software is geconfigureerd om regels te volgen en kan eenvoudig worden gecontroleerd. 
Productiviteit - medewerkers vrijmaken voor taken met meer toegevoegde waarde.
Flexibiliteit - direct op- of afschalen tijdens om veranderende werkdruk aan te kunnen.
Personeelsbehoud - door repetitieve taken te automatiseren worden werknemers in staat gesteld om zich te concentreren op meer complexe taken. Hierdoor neemt de tevredenheid van uw personeel toe. 
Laag risico - technologie die aan bestaande systemen kan worden gekoppeld maakt het mogelijk om nieuwe technologie toe te voegen aan uw huidige processen zonder ingrijpende wijzigingen. Hierdoor kunt u informatie makkelijker vastleggen, verwerken, analyseren en gebruiken.

Neem contact met ons op voor een gesprek over hoe wij ook u kunnen helpen om  uw scanprocessen te verbeteren. 

Terug naar het overzicht
close
icoon pijl +1 karmapunt voor het delen