Belangrijke factuurgegevens worden automatisch herkend

voordeel digitale factuurverwerking
Volledig schaalbaar en in de cloud

Begin met alleen factuurherkenning of digitaliseer het volledige Purchase-to-Pay proces van inkooporder tot betaling. Onze oplossingen zijn volledig schaalbaar en modulair. Hierdoor kunt u op uw eigen tempo starten met digitale factuurverwerking.

voordeel digitale factuurverwerking
Digitaal en papier in één workflow

Papieren facturen worden bij binnenkomst automatisch gedigitaliseerd waardoor al uw facturen in dezelfde workflow verwerkt worden.

voordeel digitale factuurverwerking
Nooit meer facturen verliezen

De door de OCR software digitaliseerde facturen worden direct gearchiveerd in de cloud. Hierdoor voldoet u aan de in Nederland geldende bewaarplicht. Uw archief wordt eenvoudig digitaal doorzoekbaar en papieren facturen kunnen de prullenbak in. 

Handmatig gegevens invoeren is niet meer nodig

Belangrijke factuurgegevens worden automatisch herkend

Door de OCR functionaliteit worden de belangrijkste gegevens van binnenkomende facturen automatisch herkend en opgeslagen. Gedigitaliseerde facturen worden direct gearchiveerd in PDF formaat. Hierdoor voldoet u aan de in Nederland geldende bewaarplicht. Uw archief wordt eenvoudig digitaal doorzoekbaar en papieren facturen kunnen de prullenbak in.

Digitaal en papier in één workflow

Digitaal aangeleverde facturen in PDF, XML, UBL of EDI standaard worden direct opgenomen in de factuurverwerkingssoftware. Papieren facturen worden door de Optical Character Recognition (OCR) software gedigitaliseerd en komen in dezelfde workflow als digitaal aangeleverde facturen. 

Altijd inzicht in uw facturen

Real-time budgetbewaking

Door een volledig digitaal Purchase-to-Pay proces heeft u altijd direct inzicht in uw financiële gegevens. Budgetverantwoordelijken hoeven dus nooit meer hun tussentijdse kostenprognoses op basis van schattingen te doen. Bij iedere goedkeuring is het budget inzichtelijk. Hierdoor behoren onverwachte budgetoverschrijdingen tot het verleden. Iedere gebruiker krijgt een, op zijn autorisaties gebaseerd, overzicht van de beschikbare budgetten.

Inzicht in uw facturenflow

De flow van facturen wordt vooraf gedefinieerd. Facturen komen hierdoor altijd direct bij de juiste persoon terecht en is het altijd inzichtelijk waar een factuur binnen uw organisatie is. De medewerker die de factuur moet goedkeuren ontvangt een e-mail en kan de factuur direct goedkeuren. Facturen worden niet meer vergeten terwijl ze op bureaus liggen te wachten. De status van een factuur is altijd inzichtelijk.

Automatisch boeken en controleren

Zodra een factuur is goedgekeurd, wordt de order geboekt in het ERP-systeem. Als de betaling wordt gedaan vanuit uw financiële systeem vindt er nog een laatste controle plaats waarin wordt gecheckt of alle gegevens overeenkomen. Foute en dubbele betalingen worden hierdoor automatisch voorkomen. Natuurlijk kunnen facturen ook worden gematcht aan een inkooporder en ontvangstmutatie. 

Altijd een inzichtelijk Audit Trail

Ieder bedrijf in Nederland moet haar transacties en controlewerkzaamheden vastleggen in een audit trail. Dit is een overzicht van alle financiële handelingen, bijbehorende opdrachten en documenten. De Belastingdienst en uw accountant hebben deze informatie nodig om uw boekhouding te kunnen controleren. Met onze oplossingen wordt de Audit trail automatisch digitaal opgesteld waardoor uw organisatie efficiënter kan werken. Alle informatie wordt automatisch zeven jaar beveiligd opgeslagen zodat u voldoet aan de in Nederland geldende bewaarplicht van zeven jaar.

Zekerheid door aanvullende controle

Optimale factuurherkenning door handmatige validatie

De kwaliteit van OCR ontwikkelt zich snel maar blijkt in de praktijk vaak nog niet vanaf het begin perfect te zijn, daarom bieden wij OCR-as-a-service aan. Dit is een extra controleslag waardoor u zeker weet dat alle gegevens kloppen. Facturen van nieuwe relaties worden de eerste keer na de automatische OCR handmatig beoordeeld waardoor we kunnen garanderen dat 100% van de facturen goed herkend wordt. Mocht er sprake zijn van facturen die niet goed worden herkend, dan wordt de software zo ingericht dat de OCR in het vervolg goed gebeurt. Zodra is gecontroleerd dat de software uw facturen meerdere keren volledig herkent heeft, zal de software dit daarna volledig automatisch doen.

Onze smaken

Iedere oplossing heeft zijn eigen sterke eigenschappen. Daarnaast heeft ook uw organisatie unieke processen, specifieke wensen en eisen. Daarom werken wij niet met het 'one-size-fits-all' maar hebben wij meerdere oplossingen geselecteerd zodat wij altijd een pakket adviseren dat echt aansluit op uw organisatie

Scansys

  • Scansys is marktleider in Nederland
  • Bewezen technologie
  • Doeltreffend pakket vooral geschikt voor middelgrote organisaties
  • On-premise oplossing
  • Beperkte investeringskosten
  • Af te stemmen op uw bedrijfsprocessen
  • Ook te gebruiken voor het verwerken van bijvoorbeeld vrachtbrieven
  • Keuze uit een aantal standaard integratie templates
  • Alle bestanden centraal op 1 plek
  • Herkenning op factuur- en regelniveau
  • Door ruimte ervaring met integratie trajecten zijn er strandaard templates beschikbaar voor veelgebruikte pakketten

WorkFlowWise

  • Integratie van volledig Purchase-to-Pay Proces
  • Geavanceerde mogelijkheden om workflows te automatiseren
  • Three-way Matching: Inkoopfacturen, bestelling en pakbonnen volledig automatisch matchen
  • Declareren vanaf telefoon of tablet
  • Geïntegreerd contractmanagement
  • Vanaf 5 gebruikers
  • Zowel in de cloud als on-premise
  • Persoonlijk digitaal archief

Ephesoft

  • Kan naast facturen ook ingescande post, dossiers en contracten automatisch sorteren en versturen naar de juiste afdeling of applicatie
  • Documenten worden automatisch geclassificeerd
  • Beste karakterherkenner door het combineren van de unieke 4 OCR-engines
  • Handschriftherkenning
  • Geen OCR-as-a-Service nodig voor 100% herkenning
  • Nooit meer stapeltjes maken
  • Zelflerend systeem
  • Beschikbaar on-premise, private cloud of volledig cloud 

Eenvoudig en snel koppelen. 

Onze oplossingen zijn eenvoudig te koppelen met alle bekende ERP- en financiele systemen zoals Dynamics, SAP, Exact en Unit4.

  Bekijk alle koppelingen navigate_next

Plan een demonstratie

Een demonstratie zegt meer dan 1000 woorden. Laat weten waarmee we u kunnen helpen. Samen brengen we uw huidige situatie en processen in kaart en onderzoeken we of een van onze systemen voor factuurverwerking u kan helpen om efficiënter en effectiever te werken.

  • Op locatie of via webmeeting
  • Annuleren mag
  • Vrijblijvend
keyboard_arrow_down
keyboard_arrow_down
:
keyboard_arrow_down
keyboard_arrow_down
Niet alle velden zijn correct ingevuld