Bekijk koppelingen navigate_next

Digitaliseer uw binnenkomende poststukken en juridische dossiers in een handomdraai vanaf vrijwel ieder type scanner of multifunctional. Gescande documenten zijn direct beschikbaar in uw dagmappen of dossiers en op woordniveau doorzoekbaar. Door (automatisch) meta data toe te voegen wordt het vinden van het juiste document vereenvoudigd. Ook kunt u overal onderweg met uw telefoon stukken of foto's toevoegen aan een dossier waardoor dossiervorming eenvoudiger wordt gemaakt.

In de video hieronder vertelt mr. P.S. van Zandbergen van Defenz Advocaten over zijn ervaringen met OSN en Clip Consultants CClaw. 

Hoe werkt de scankoppeling?

Scans worden vanaf een MFP of netwerkscanner naar uw dagmappen of dossiers gerouteerd. Dit werkt als volgt: 

Scan naar dagmap Iedere medewerker die gebruik maakt van het DMS van Clip Consultants heeft een eigen persoonlijke map, een dagmap. De medewerker zal in dit geval het document eerst behandelen voordat deze wordt goedgekeurd en opgeslagen in het dossier. De gebruiker moet tijdens het scannen haar naam en het dossier selecteren. Optioneel kunnen kenmerken zoals omschrijving of bestandsnaam mee worden ingevoerd. Als het document is verzonden komt deze automatisch terecht in de dagmap van deze gebruiker en is het document gekoppeld aan het juiste dossier.

Scan naar dossier Wanneer een gebruiker van CClaw een document alleen wil bewaren in het dossier, dan kan deze vanaf de multifunctionel rechtstreeks opgeslagen worden zonder dat het document eerst in de dagmap opgeslagen wordt. De gebruiker moet tijdens het scannen het dossier en optioneel de bijhorende submap selecteren. Optioneel geeft de gebruiker een kenmerk als omschrijving / bestandsnaam mee. Als het document is verzonden, wordt deze automatisch opgeslagen in het dossier onder de juiste submap. Op het scherm van uw multifunctional ziet dit er zo uit:

CClaw Ecopy screenshot.jpg

Scans vanaf de multifunctional direct naar de juiste dossier routeren. 

U kunt op het display van de multifunctional zoeken en juiste dossier en eventueel een submap selecteren. Hierdoor worden scans direct op de goede plek opgeslagen. Dit ziet er als volgt uit: 

CClaw 3.jpg
Hoe weet ik dat mijn scans zijn opgeslagen? 

Zodra de scans verwerkt zijn verschijnt er op uw laptop of PC een kleine pop-up rechtsonderin uw scherm. Door hierop de klikken gaat u naar de juiste map waarin de scans zijn opgeslagen. De bestanden zijn direct klaar om bewerkt te worden met bijvoorbeeld Microsoft Office. 

Welke hardware heeft u nodig om te kunnen scannen naar uw dossiers in CClaw?

In de meeste gevallen is een multifunctional voldoende. Moderne multifunctionals zijn inmiddels vrijwel allemaal voorzien van een goede scanner met automatische documentinvoer voor 100 tot 250 pagina's. Onze scankoppeling naar het DMS van CClaw is merkonafhankelijk en werkt op multifufunctionals en scanners van de volgende merken:

  • Kyocera
  • Xerox
  • Canon
  • HP
  • Lexmark
  • Konica Minolta
  • Ricoh


In veel gevallen hoeft er niet geinvesteerd te worden in nieuwe hardware. 

Als u meer informatie over deze oplossing wilt ontvangen neem dan contact op met Sem Grob. U kunt hem bereiken op s.grob@osn.nl of 06 – 1295 1189.