Bekijk lexicon navigate_next

Enterprise Content Management is een paraplubegrip waaronder verschillende oplossingen vallen die het mogelijk maken om data te structureren. Kort gezegd maakt het ongestructureerde data klaar om eenvoudig gebruikt te worden door uw medewerkers en systemen.


ECM systemen zijn al heel lang beschikbaar maar werden tot voor kort voornamelijk gebruikt door multinationals. Dit kwam mede doordat onderweg werken op de mobiele devices die beschikbaar waren niet echt prettig was. In de afgelopen 1 a 2 jaar zijn deze apparaten snel beter geworden en is het internet met 4G sneller en betrouwbaarder. Hierdoor is onderweg werken eindelijk geworden wat al jaren wordt belooft.

Op strategisch niveau kan ECM de grip op door de organisatie gecreëerde bestanden worden vergroot. Hierdoor kan waardevolle data beter worden ingezet voor het bereiken van bedrijfsdoelstellingen. Ongestructureerde data opnemen (‘capturen’) in het systeem en daarna eenduidig vastleggen wat er vervolgens met de data gedaan wordt zodat deze snel kan worden gevonden en gebruikt.

Het is belangrijk om onderscheid te maken in drie verschillende typen data:


• Ongestructureerde data: Dit zijn bestanden die door medewerkers worden gemaakt in word, excel en andere office applicaties. Ze worden voornamelijk gebruik door mensen.

• Semi gestructureerde data: Facturen, inkooporders en declaraties zijn vaak deels gestructureerd. Er wordt vaak deel handmatig informatie toegevoegd in de applicaties waarin ze verwerkt worden. Dit zorgt ervoor dat dit type documenten steeds beter automatisch verwerkt kunnen worden.

• Gestructureerde data: Volledig gedefinieerde en geclassificeerde data die op allerlei manier gebruikt kan worden. Zowel handmatig als volledig automatisch door systemen die belangrijk zijn voor primaire processen zoals een CRM of ERP systeem.

Bij het ontwerpen van de infrastructuur voor de opslag van data moet er rekening worden gehouden met de extreem lange termijn zodat data ook op de lange termijn gebruikt kan worden mocht dat nodig zijn.

De belangrijkste onderdelen van ECM zijn:

• Document Management
• Web content management
• Records Management
• Intelligente Scanning en Capture technieken
• Workflow optimalisatie.

De belangrijkste voordelen van ECM zijn:

• Gebruiksvriendelijkheid
• Snel bestanden vinden en bewerken
• Kan overal gebruikt worden, ook op mobiele devices.
• Maakt samenwerken makkelijker
• Bestanden kunnen snel en eenvoudig gedeeld worden.
• Versiebeheer zorgt ervoor dat er nooit meer onduidelijkheid kan bestaan over welke versie van een document actueel is.

Wij noemen dit gewoon informatiebeheer, meer informatie hierover vindt u hier