Bekijk lexicon navigate_next

PaperCut is een merkonafhankelijke Print Management oplossing.  Hierdoor worden organisaties niet gebonden aan één merk multifunctionals en printers. PaperCut beschikt over functionaliteiten zoals Rule Based Printing, Follow-me, Tracking en Authenticatie. Daarnaast biedt het kosteloos Mobile Print waardoor ook bezoekers eenvoudig kunnen printen. Belangrijkste voordelen zijn de kostenbesparing van ongeveer 20% door minder afdrukken, meer toezicht en controle en de verhoogde veiligheid (beveiligd en alleen na autorisatie printen). Dankzij de implementatie van Follow-me wordt het aantal afdrukken vaak teruggedrongen met 20 tot 25%.

Rule Based Printing

Rule Based Printing biedt significante besparingen op de printkosten door eenvoudig het gewenste printbeleid per gebruiker (gebruikers), over het printerpark of de gehele organisatie door te voeren. Ook kan worden ingesteld welke medewerkers de standaardinstellingen mogen overrulen. Middels Rule Based Printing kan OG regels instellen, zoals: standaard dubbelzijdig printen, een e-mail alleen in zwart-wit af laten drukken, kleurafdrukken niet toestaan, kleur toestaan, de gebruiker informeren (met een pop-up op het scherm) over de kosten van deze kleuren afdruk. Dit bevordert ook de bewustwording bij de gebruikers en draagt bij aan een vermindering van afdrukken.

Print Tracking

De Print Tracking functionaliteit van PaperCut maakt het gebruik van medewerkers en afdelingen inzichtelijk. Dit geschiedt te allen tijde op userbasis ongeacht welk afdrukapparaat gekozen wordt. Middels het verzamelen van deze gegevens beschikt de organisatie over de mogelijkheid verschillende verbruiksrapportages af te drukken op userniveau, bijvoorbeeld omtrent het aantal kleurafdrukken. Indien de gebruikers voorzien zijn van kostencodes voorziet de oplossing in het automatisch doorbelasten van afdrukkosten op basis van deze kostencodes, dit geldt voor alle machinefuncties (printen, kopiëren, scannen etc.). Ook afdrukken gemaakt middels de Mobile Print functie kunnen hierin meegenomen worden.

Om de printkosten en het aantal afdrukken te reduceren beschikt de oplossing over de mogelijkheid beperkingen in te stellen rondom kleurgebruik of om de kleurfunctie vanuit bepaalde applicaties of websites volledig te blokkeren. Dit kan in alle verschillende gevallen gelden voor alle users, groepen en/of specifieke users. Hiermee wordt niet alleen een extra kostenbesparing gerealiseerd maar wordt tevens de CO2-footprint verlaagd dankzij afname van het aantal afdrukken.

Authenticatie

Met de PaperCut Follow-me oplossing genaamd Find-me wordt de printopdracht op het netwerk opgeslagen en pas uitgeprint wanneer deze door de gebruiker bij de printer wordt opgehaald middels pas- of pincode authenticatie. Niet afgedrukte documenten worden desgewenst na een door de beheerder in te stellen tijdspanne verwijderd uit de print queue. Gebruikers beschikken daarnaast over de mogelijkheid printopdrachten handmatig te verwijderen op het display van de multifunctional. Dit is zeer effectief voor het elimineren van stapels vergeten of weggeworpen printopdrachten. Dit stelt organisaties in staat om aantal afdrukken en verspilling van papier en toner te verminderen.

Vanuit de centrale printserver worden via de beheerstool de multifunctionals gekoppeld, verder kunnen multifunctionals voorzien worden van een Multireader (kaartlezer). Deze kaartlezer beschikt over de mogelijkheid tot het uitlezen van meerdere protocollen, denk hierbij bijvoorbeeld aan MiFare (door OG gebruikte protocol), HID, EM Hitag, NFC (mobile devices) etc. Natuurlijk kunnen afdrukken ook worden opgehaald met een gebruikersnaam of wachtwoord.

Andere veelgebruikte Print Management oplossingen zijn UniFLOW van Canon en het merkonafhankelijke Safecom van Nuance. Meer informatie over onze Managed Print Services vindt u hier.