In gesprek met...
Niels Nes
Manager IT & Services
Bedrijf

Het Centrum Wiskunde & Informatica

Branche

Wetenschap

FTE

100+ fte

Website

www.cwi.nl

Terug naar het overzicht keyboard_arrow_right

Het Centrum Wiskunde & Informatica (CWI) is het nationaal onderzoeksinstituut voor wiskunde en informatica. Het instituut heeft een sterke internationale positie en staat bekend om de hoge kwaliteit van zijn onderzoek. De kracht van het CWI is gelegen in het ontdekken en ontwikkelen van nieuwe ideeën, de overdracht hiervan naar andere wetenschapsgebieden, de maatschappij en het bedrijfsleven.

Het CWI heeft zo’n 55 onderzoekers in vaste dienst, met daaromheen gemiddeld 40 postdocs en 70 promovendi. Vanwege het grote aandeel tijdelijk personeel en de uit- eenlopende werkzaamheden en dienstverbanden is de personeelsadministratie complex voor een instelling van deze omvang. Om die administratieve HR-processen te stroomlijnen werd OSN ingeschakeld om van een papieren archief naar een gedigitaliseerde administratie te gaan.

Remy Tito
Product Manager OSN

Al onze scankoppelingen zijn volledig merk onafhankelijk. We kunnen ook eenvoudig een koppeling maken met andere merken dan Lexmark.

Een personeelsbestand van onderzoekers die sterk uiteenlopende werkzaamheden verrichten via verschillende soorten dienstverbanden, vraagt om een effectieve en efficiënte procesinrichting. Enkele jaren geleden is het hele personeelsarchief gedigitali- seerd. Om dat bij te houden werd een scanoplossing ontwikkeld, maar dit proces kon efficiënter. Het CWI gebruikte al Exact Synergy voor financiële processen en wilde deze software ook voor HR-toepassingen gaan inzetten. Niels Nes, manager IT & Facilities bij CWI:

“We wilden meer overzicht en slimmer werken door processen samen te voegen. Als je een koppeling weet te maken tussen bestaande handelingen en beschikbare software, maak je een enorme efficiencyslag.”

Alle informatie die nu aan een personeelsdossier moet worden toegevoegd, wordt simpelweg gescand op een netwerkscanner en direct op de juiste plek in het systeem gezet. OSN leverde Lexmark multifunctionals om te printen, kopiëren en te scannen. Deze werden aangevuld met een tafelmodel netwerkscanner van HP die op het kantoor van de HR-afdeling staat. Dankzij OCR wordt een doorzoekbaar, digitaal document gemaakt. Nes: "De nieuwe situatie levert tijdswinst op, want de HR- medewerkers hoeven simpelweg minder handelingen uit te voeren. Ook kunnen medewerkers in hun eigen dossier eenvoudig informatie terugvinden. Verder konden we de fysieke ruimte voor het archief aanzienlijk verkleinen en bewaren nu alleen nog de fysieke documenten die wettelijk verplicht zijn om ook op papier te hebben.”

Efficiënter en veiliger

Een ander belangrijk voordeel van de nieuwe situatie is de betere bescherming van de privacy van de mede- werkers. Voorheen moesten HR-medewerkers met personeelsdossiers en verwante documenten over de gang lopen om op een centrale plek de scan uit te voeren. Nes: “Dit was vervelend voor de mensen die het werk moesten doen, want meestal werden de documenten dan opgespaard en stonden ze een half uur op de gang te scannen. Maar bovendien is het scannen van personeelsgegevens op een openbare plek niet ideaal voor de bescherming van persoonsgegevens. Nu is de privacy veel beter gewaarborgd en hoeven zowel de HR-collega’s als de documenten de afdeling niet meer te verlaten.

Lichtgewicht toepassing


Op de HR-afdeling werken nu drie personeelsleden met de scanoplossing. Er is één IT-medewerker verantwoordelijk voor het beheer van de software. Dat is een een- voudige taak, aldus Nes: “Het betreft een kleine set-up. We hebben er weinig omkijken naar en het doet gewoon wat het moet doen.”

Terug naar het overzicht