In gesprek met...
Ike Aroh
Manager Service Center
Bedrijf

KLM Catering Services verzorgt inflight catering voor verschillende luchtvaartmaatschappijen.

Branche

Catering & logistiek

FTE

500+ fte

Website

www.kcs.nl/

Terug naar het overzicht keyboard_arrow_right

KLM Catering Services (KCS) verzorgt ruim 55.000 maaltijden per dag voor honderden Europese, intercontinentale en cargovluchten. Niet alleen van moederbedrijf KLM maar ook van andere luchtvaartmaatschappijen. Om deze enorme operatie efficiënt en op hoog niveau te laten verlopen, zijn 1200 vaste medewerkers dag en nacht in touw. Waar nodig ondersteund door uitzendkrachten. Met hulp van OSN heeft KCS nu ook de personeelsdossiers strak op orde.

“Tot voor kort hadden wij op de afdeling vijf archiefkasten vol staan met in totaal 1200 papieren dossiers” vertelt Ike Aroh, Manager Service Center bij KCS. “Voor elke vaste medewerker één. Binnen die dossiers zaten stukken ongecategoriseerd op chronologische volgorde. Als je bedenkt dat de meest omvangrijke dossiers meer dan vijfhonderd pagina’s bevatten, kun je nagaan dat het soms behoorlijk zoeken was naar die ene brief of die ene mutatie. Bovendien konden leidinggevenden de dossiers van hun medewerkers alleen inzien als ze fysiek op ons kantoor waren. Hetzelfde geldt voor medewerkers die hun eigen dossier wilden bekijken. Dat is ook niet handig in een bedrijf met meerdere locaties. Alle reden dus om de digitaliseringsslag te maken.”

Bulkscanner op locatie

KCS ging op zoek naar een partij die alle voordelen kon leveren waar het bedrijf op uit was: ruimtebesparing, tijdwinst, een betere toegankelijkheid van de dossiers voor bevoegden en gebruiksgemak. Ike: “Stap één was de bestaande personeelsdossiers digitaliseren. Je kunt die klus extern beleggen bij allerlei scanbedrijven, maar dan ben je je personeelsdossiers twee maanden kwijt. We vonden het bovendien geen prettig idee om ze uit handen te geven; het gaat om vertrouwelijke stukken. OSN bood ook de mogelijkheid om tijdelijk een Canon bulkscanner op onze afdeling te zetten waarmee we zelf eenvoudig en snel in eigen beheer konden scannen. Dat was een van de redenen om voor OSN te kiezen.”

Peter Schutten
Business Consultant

Zelf uw personeelsdossiers digitaliseren is met een intelligente scankoppeling naar uw HR pakket eenvoudiger dan u waarschijnlijk denkt.

Slimme scankoppelingen

Belangrijker nog was het traject daarna: het up to date, toegankelijk en overzichtelijk houden van de dossiers als de bulk eenmaal ingescand was. “Ook daarbij kon OSN ons uitstekend helpen. Door speciale software te installeren op onze bestaande  multifunctionele printers van Xerox zodat deze ook doorzoekbare scans maken en voorzien zijn van Nuance eCopy Sharescan. Die software koppelt OSN aan ons personeelsmanagementsysteem Visma en zo komt alles wat je inscant aan de hand van een barcode en een personeelsnummer direct in de juiste digitale map terecht. Op de bulkscanner heeft OSN die koppeling ook ingericht. Dat werkt fantastisch: snel, makkelijk en foutloos. Daarnaast heeft OSN de autorisaties technisch verzorgd: wie mag welke dossiers inzien? We hebben bijvoorbeeld vastgelegd dat alleen HR-medewerkers de digitale dossiers mogen aanvullen.”

Topproduct, topservice

Om het digitale archief direct goed op te zetten, zijn de stukken meteen gecategoriseerd. Ike: “We hebben een indeling gemaakt in acht categorieën met elk een eigen barcode, zoals opleidingen, contracten en loopbaan. Dat was echt monnikenwerk. Maar het was de moeite waard. We kunnen nu probleemloos en snel onze digitale personeelsdossiers actualiseren en doorzoeken. We hebben meer ruimte. En collega’s hoeven niet meer naar ons toe te komen om een dossier in te zien. Het product dat OSN – vlekkeloos - heeft opgeleverd vind ik super en de service is top. OSN heeft goed geschakeld met onze functioneel beheerders. Het getuigt ook van klantvriendelijkheid dat we de bulkscanner voor een symbolisch bedrag konden lenen als onderdeel van het totale pakket. Ik kan de oplossingen, de kwaliteit en de service die OSN biedt aan iedereen aanbevelen.”

Terug naar het overzicht