In gesprek met...
Jantine le Noble
Directieadviseur
Bedrijf

De Alliantie is een woningcorporatie met woningen in het noorden van de Randstad. Met bijna 60.000 woningen in eigendom is het een van de grootste woningcorporaties in Nederland.

Branche

Woningcorporatie

FTE

500+ fte

Website

www.de-alliantie.nl

Terug naar het overzicht keyboard_arrow_right

Woningcorporatie De Alliantie streeft naar betaalbare en goede woonruimte. Hiervoor zijn zo’n 700 mensen in dienst op de verschillende kantoren en staan er nog eens 70 externe medewerkers onder contract. Een dergelijk personeelsbestand zorgt voor de nodige administratie. OSN zorgde voor een merkonafhankelijke scanoplossing die papieren documenten rechtstreeks op de juiste plek in het systeem invoert.

Een organisatie ter grootte van de Alliantie heeft dagelijks te maken met veel HR gerelateerde documenten die worden ingevuld. Beoordelingsformulieren, contracten, correspondentie vanuit UWV en ARBO-dienst, allerlei soorten documenten en communicatie moet worden vastgelegd in een personeelsdossier. Voorheen werd dit als papieren archief bewaard, maar zo’n vier jaar geleden besloot het bedrijf over te stappen op een digitaal archief. Alle dossiers werden met terugwerkende kracht gedigitaliseerd en nieuwe documenten werden direct gescand en in het systeem ingevoerd. 

Toen de software die hiervoor werd gebruikt aan vervanging toe was, stond de Alliantie vooreen keuze: op dezelfde voet verder te gaan of kiezen voor een geïntegreerde oplossing die documenten rechtstreeks aan een dossier kon toevoegen.

"We lijken met ons huidige systeem echt een voorbeeldfunctie te hebben."

Het bedrijf koos voor Talent & Salaris van Visma. Een volledig geïntegreerde softwareoplossing voor HRM en salarisverwerking die veel bood waar de Alliantie naar op zoek was en feitelijk hetzelfde deed als voorheen, maar veel intelligenter en met minder handelingen. De oude werkwijze werkte alleen met een bepaald merk multifunctionele printer en niet met andere scanapparatuur. De Alliantie had niet het juiste merk multi-functional in huis en bovendien was het gebruik van de aanwezige multifunctional voor dit doel niet wenselijk. Jantine le Noble, directieadviseur bij de Alliantie:

“Het gaat hier om de privacy-gevoelige documenten. Het is niet de bedoeling om daarmee over de gang te lopen om vervolgens in het openbaar een aantal scans te maken. Bovendien zijn het zoveel documenten dat het ook niet prettig is als je zeker een uur per dag op de gang moet staan. Daarbij komt het kleine scherm van de multifunctional, wat de snelheid niet bevordert.”

Peter Schutten
Business Consultant

Met onze Autostore en Ephesoft scanoplossingen kunnen we workflow koppelingen realiseren voor zowel grote als kleine organisaties naar vrijwel ieder veelgebruikt HR-pakket.

‘De noodzaak voor een goed documentbeheer was evident: tijdens het keuzetraject hebben we een maand niets gedigitaliseerd. Het gevolg was 1,5 meter aan documenten, wachtend om verwerkt te worden.’

OSN werd ingeschakeld om een aanpassing aan de
bestaande oplossing te ontwerpen, zodat de HRmedewerkers
de documenten vanaf de eigen werkplek en met de bestaande scanapparatuur, konden verwerken.

Le Noble: “Onze wensen waren duidelijk, het probleem ook. OSN slaagde erin om dat snel op te lossen, eigenlijk zonder dat wij er zelf veel omkijken naar hebben gehad. Nu hebben we een geïntegreerd document management systeem, dat ook nog eens gebruiksvriendelijker is dan de oorspronkelijke toepassing.”

Soepel implementatietraject

OSN kon de oplossing van buitenaf implementeren en testen dankzij een testomgeving. Op de dag dat de Alliantie het nieuwe systeem mocht uitproberen, konden vrijwel direct nog aanpassingen worden doorgevoerd op verzoek van het bedrijf. Le Noble: “We moesten eerst zelf de juiste map nog selecteren, waardoor je door de structuur moest scrollen. Een zoekfunctie leek makkelijker. Nog geen dag later was die functie toegevoegd. We hoeven nu maar de eerste letters te tikken en de juiste suggesties verschijnen al. Verder hebben we nog een aanpassing laten doen om het personeelsnummer toe te voegen aan documenten zodat er geen duplicaten van dossiers ontstaan van medewerkers die verschillende contracten in het bedrijf hebben, of hebben gehad.”

Alle informatie die nu aan een personeelsdossier moet worden toegevoegd, wordt simpelweg gescand op een netwerkscanner en direct op de juiste plek in het systeem gezet. OSN leverde Lexmark multifunctionals om te printen, kopiëren en te scannen. Deze werden aangevuld met een tafelmodel netwerkscanner van HP die op het kantoor van de HR-afdeling staat. Dankzij OCR wordt een doorzoekbaar, digitaal document gemaakt. Nes: "De nieuwe situatie levert tijdswinst op, want de HR- medewerkers hoeven simpelweg minder handelingen uit te voeren. Ook kunnen medewerkers in hun eigen dossier eenvoudig informatie terugvinden. Verder konden we de fysieke ruimte voor het archief aanzienlijk verkleinen en bewaren nu alleen nog de fysieke documenten die wettelijk verplicht zijn om ook op papier te hebben.”

"OSN wist de nieuwe software te koppelen aan de bestaande scanapparatuur en het niet alleen werkzaam te krijgen, maar ook nog gebruiksvriendelijker dankzij extra features.”

Merkonhankelijke oplossing

De volledig merkonafhankelijke scankoppeling is ontwikkeld in samenwerking met de leverancier van de scansoftware, Nuance en Connectyx. Medewerkers kunnen nu direct vanaf de werkplek, met de eigen scanner, documenten digitaliseren en middels het invoeren van meta data (zoals personeelsnummer) direct op de juiste plaats in de software van Visma plaatsen. Remy Tito van OSN: “Dankzij onze aanpak kunnen we vrijwel altijd een bestaande oplossing aanpassen op het werkproces van een klant. Naast het inscannen vanaf een dedicated scanner en scanwerkplek kunnen ook multifunctionals van ieder bekend merk gekoppeld worden. Deze oplossing gaan we binnenkort ook uitbreiden, zodat men via de camera van een smartphone/tablet informatie kan vastleggen.”

Le Noble kijkt tevreden terug op het traject: “We stonden voor een uitdaging, maar OSN heeft het gemakkelijker gemaakt dan verwacht. Ook Visma is onder de indruk van de gevonden oplossingen. Opvallend ook dat ik al enkele collega’s van andere woningcorporaties over de vloer hebben gehad die graag willen weten hoe we het geregeld
hebben. We lijken met ons huidige systeem echt een voorbeeldfunctie te hebben.”

Terug naar het overzicht