In gesprek met...
Ronald Bakker
Manager Finance
Bedrijf

Maandag® detacheert interim professionals in de publieke sector.

Branche

Detachering

FTE

2500+

Website

www.maandag.nl

Terug naar het overzicht keyboard_arrow_right

Door de groei die Maandag de afgelopen jaren heeft doorgemaakt zijn administratieve processen complexer geworden en de belangen groter. Maandag heeft daarom gezocht naar een workflowoplossing die het beheren van processen makkelijker maakt waardoor meer gedaan wordt in minder tijd.

Inkoopfacturen en alle administratieve handelingen eromheen worden volledig verwerkt in GO-Spend. Binnenkort worden ook andere orders en declaraties opgenomen in WorkFlowWise waardoor deze sneller verwerkt worden in een minder foutgevoelig proces. Daarnaast wordt WorkFlowWise ook uitgerold op de locaties van Maandag in Duitsland en België. Maandag gebruikt de oplossingen van WorkFlowWise i.c.m. het op Navision gebaseerde Mysolution. De voordelen:

- Verlagen papierverbruik en het stroomlijnen van processen zorgen ervoor dat minder facturen kwijtraken
- Inkoopfacturen zijn makkelijker te vinden in het digitale archief
- Automatische opbouw audittrails
- Facturen verwerken en beheren is ook mobiel mogelijk
- Het goedkeuringsproces is eenduidig, automatisch en snel

Een bedrijf met 2500 medewerkers vraagt om betere processen

Toen Maandag zich ging oriënteren op een factuurverwerkingsoplossing werden ongeveer 3500 facturen per jaar verwerkt. Ronald Bakker was als Manager Finance de aangewezen persoon om de juiste oplossing te selecteren en implementeren. Hij heeft in 15 jaar Maandag de organisatie zien groeien van 500 tot meer dan 2500 werknemers en gedetacheerden. Door deze groei zijn natuurlijk ook de werkzaamheden op de crediteurenadministratie flink toegenomen. Omdat veel facturen nog per mail of post binnenkwamen en per e-mail de organisatie in gingen, werd het overzicht behouden lastig. 

Ook het fiatteren van facturen werd nog gedaan door ze te printen en voorzien van een natte handtekening. Het getekende document werd vervolgens weer gescand en verwerkt in de administratie. Al met al een omslachtig en proces waarin fouten op de loer lagen. Door de overstap naar WorkFlowWise GO-Spend is het aantal handmatige handelingen verminderd en loopt het goedkeuringsproces altijd via GO-Spend. Hierdoor is het altijd inzichtelijk waar een factuur  is in het proces.

Peter Schutten
Business Consultant

WorkFlowWise werkt volledig in de Microsoft Azure cloud en is door het SaaS betaalmodel zowel financieel als technisch laagdrempelig om te implementeren.

IT en factuurverwerking vanuit de cloud

Maandag heeft zoveel mogelijk van zijn IT-omgeving in de cloud geplaatst om locatieonafhankelijk werken zo goed mogelijk te faciliteren en om de druk op haar IT-afdeling te verminderen. Omdat GO-Spend ook volledig in de cloud beschikbaar is, kon de oplossing zonder veel gedoe geïmplementeerd worden. 

De start van het project was niet direct soepel maar problemen en verwachtingen zijn door WorkFlowWise op een professionele manier opgelost. Inmiddels is Maandag tevreden over de geboden oplossingen en wordt deze uitgebreid naar Belgie en Duitsland. Alle medewerkers en gedetacheerden van Maandag gaan gebruik maken van de declaratiemodule van GO-Spend. Met deze module kan iedereen declareren door simpelweg een foto te maken van het bonnetje.

Terug naar het overzicht