Kostenbesparing en gebruikersvriendelijkheid cruciaal voor Philadelphia Zorg

Landelijke zorginstelling Stichting Philadelphia Zorg wilde haar netwerk van verschillende soorten en merken printers, verspreid over 450 locaties, vervangen door een makkelijk te beheren uniform printerpark dat hen in staat stelt om printkosten te verlagen en daarnaast groener, sneller en vooral gebruikersvriendelijker is.

Net als in het bedrijfsleven, wordt ook automatisering steeds belangrijker in de zorg. In plaats van papieren dossiers, worden cliënt gegevens bij Philadelphia nu bijvoorbeeld vastgelegd in elektronische dossiers. Daarbij wordt het scannen van documenten steeds belangrijker, en dat is een van de redenen waarom Philadelphia in 2015 besloot om haar printerpark te standaardiseren, aldus projectleider Yvonne van Harrewijn.Bovendien was het beheer en oplossen van problemen vaak tijdrovend en kostbaar wegens de grote verscheidenheid aan merken en soorten printers op de locaties. Zo werden de servicedesk bijvoorbeeld vaak gebeld over printers die ze niet in beheer hadden. Ook kostte het veel geld en tijd om op elke locatie apart inkt te bestellen. 

“Philadelphia heeft 450 zorglocaties en dat hield in dat we diverse soorten leveranciers van printers en printersoorten hadden,” vertelt Lauraine van Agtmael, operationeel manager bij Philadelphia. “Mensen spraken dingen zelf af. Geen langlopende contracten. Vandaar dat we het wilden onderbrengen bij één leverancier, gecentraliseerd .” Philadelphia besloot daarop een tender uit te schrijven voor een centraal beheercontract en installatie van een printervloot van zo’n 700 machines. Daarbij werd de nadruk gelegd op printkosten verlagen en mogelijkheid tot scannen en het gemak voor de gebruiker. “Gebruiksvriendelijkheid stond echt voorop,” zegt Van Agtmael. “Wij hebben medewerkers die in de zorg werken. Dat zijn geen medewerkers die een gewone kantoorbaan hebben en gewend zijn om met dit soort apparatuur te werken. Dus ook daar is naar gekeken.”

 “We doen meer van dit soort grote projecten, en ik denk dat een van de succesfactoren met dit project de samenwerking is geweest met OSN, “

Uiteindelijk kwam OSN als beste uit de bus. Het bedrijf raadde aan om voor het grootste deel over te stappen op de HP Officejet Pro X serie. Van Harrewijn en Van Agtmael zijn vol lof over OSN, dat het hele printerpark binnen twee maanden zonder problemen installeerde – ook buiten kantooruren omdat niet alle zorglocaties overdag open zijn. “We doen meer van dit soort grote projecten, en ik denk dat een van de succesfactoren met dit project de samenwerking is geweest met OSN, “ zegt Van Agtmael. “Ze hebben zich altijd heel flexibel opgesteld.”

Lauraine van Agtmael

Operationeel Manager Stichting Philadelphia Zorg

“De locaties zijn vooral heel blij met de scan functionaliteit van de printers. Het gaat ook redelijk snel, en meerdere pagina’s. Met het digitaliseren van alle documenten is dat wel heel handig.” Yvonne van Harrewijn, projectleider, Stichting Philadelphia Zorg

exit_to_app Bekijk al onze scankoppelingen

Voordelen: Printkosten verlagen, gebruiksgemak & snelheid.

Na een pilot onder haar kritische gebruikers was Philadelphia overtuigd van de voordelen van de HP PageWide technologie: het gebruikersgemak, de scanfunctie, de lage kostprijs per pagina en een laag energiegebruik. “We hadden een test script opgesteld met de punten die door medewerkers getest moesten worden,” zegt Van Harrewijn. “Dingen als: Hoe snel print de printer, hoe gaat het scannen? Dus het gebruikersgemak, het intuïtieve. Daar hebben we heel erg op gelet. In dat opzicht was de pilot goed verlopen.” “De locaties zijn vooral heel blij met de scan functionaliteit van de printers,” vult Van Harrewijn aan. “Het gaat ook redelijk snel, en meerdere pagina’s. Met het digitaliseren van alle documenten is dat wel heel handig.”

Het nieuwe printerpark staat er nu een jaar, tot grote tevredenheid van Philadelphia. 

Omdat OSN nu het volledige printerpark beheert over 450 verschillende locaties, hoeven de medewerkers van Philadelphia niet langer hun eigen inkt te bestellen, en komen er veel minder telefoontjes binnen op de servicedesks voor ondersteuning. En dat werkt kostenverlagend en bevordert de workflow. “We hebben nu een geautomatiseerd proces,” zegt Van Harrewijn. “Het is een programma dat op de achtergrond draait. Dat houdt de printers in de gaten, en die kan zien wanneer de inkt bijna op is.” De resultaten komen bij OSN binnen, en die zorgt ervoor dat overal altijd voldoende inkt aanwezig is zodat de medewerkers zich primair kunnen bezighouden met hun zorgtaak. De nieuwe printerpark staat er nu een jaar, tot grote tevredenheid van Philadelphia. De zorginstelling heeft elk kwartaal een gesprek met OSN om eventuele problemen te bespreken. “En dan zijn er echt heel weinig issues over zoveel printers, dat zijn er echt enkele,” besluit Van Agtmael.