In gesprek met...
Theo Philips
Program Manager IT
Bedrijf

Randstad, met het hoofdkantoor in Diemen, is de op één na grootste HR-dienstverlener ter wereld. In 2013 bedroeg de omzet 16,6 miljard Euro. Het bedrijf is in 39 landen actief en heeft wereldwijd 28.000 medewerkers in dienst. In Nederland heeft het bedrijf circa 5.500 medewerkers op honderden locaties.

Branche

Wetenschap

FTE

24.000+ fte

Website

www.randstad.nl

Bekijk alle items keyboard_arrow_right

In de uitzendbranche is talent schaars en er is sprake van een hevige concurrentie. Een HR-dienstverlener zoals Randstad wil alle aandacht richten op optimale dienstverlening aan kandidaten en klanten en hecht veel waarde aan een professionele uitstraling. Dankzij een unieke oplossing van OSN op basis Nuance Autostore beschikt Randstad over een methode om kandidaten via mobiele apparaten te registreren. Daarnaast is de kwaliteit bij het vastleggen van gegevens verbeterd. Inmiddels beheert OSN naast het registratieproces voor Randstad meer dan 1000 HP multifunctionals.

Het Begin

Voorheen moesten Randstad-consultants bij het registreren van een kandidaat een streepjescodeformulier maken en op een multifunctionele printer (MFP) afdrukken. Vervolgens werd het streepjescodeformulier bevestigd aan één of meerdere documenten die ze wilden scannen, zoals een kopie van een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. De scan werd daarna rechtstreeks opgeslagen in de Oracle-database van Mondriaan. Deze werkwijze was nogal inflexibel en de kwaliteit van de scans liet te wensen over. Bovendien ging
het om een verouderde oplossing die specifiek was
ontwikkeld voor MFP's van HP.

Veel consultants van Randstad zijn voortdurend onderweg, ontmoetingen en gesprekken met kandidaten vinden vaak buiten de deur plaats, bijvoorbeeld bij een klant op kantoor of tijdens een banenmarkt of een beurs. Consultants beschikken nu over mobiele apparaten en Randstad dacht dat het handiger was om documenten ter plekke vast te leggen en op te slaan, in plaats van na terugkomst op kantoor. Daarom ging Randstad op zoek naar een nieuwe oplossing waarmee zowel verwerking via mobiele apparaten als via uiteenlopende typen MFP's mogelijk was, evenals scannen van grote volumes op de Canonscanners in het hoofdkantoor van Randstad in Diemen.

Remy Tito
Product Manager OSN

Een intelligente scankoppeling zoals bij Randstad kunnen wij realiseren naar meer dan 60 veelgebruikte CRM, ERP en financiële systemen.

“De AutoStore-oplossing biedt enorm veel voordelen, zowel voor onze bedrijfsvoering als vanuit IT-perspectief. Onze consultants vinden het geweldig dat ze documenten nu onderweg kunnen vastleggen. Bovendien beschikken onze filialen over een uiterst schaalbare, betrouwbare oplossing en zijn we niet meer afhankelijk van een leverancier van één specifiek merk MFP's.”

Met dit moderne programma kost de registratie van kandidaten Randstad veel minder tijd.

De eerste Proof of Concept vond eind 2013 plaats. Randstad was onder de indruk van de mobiele AutoStore-oplossing en OSN kreeg groen licht om deze in het hele bedrijf uit te rollen. In maart 2014 bouwde OSN de testomgeving en werd de oplossing in een aantal Randstad-filialen in productie getest, waarna de volledige uitrol in juni van start ging. Midden juli draaide de oplossing op alle MFP's van HP en was de mobiele oplossing operationeel.

Met dit moderne programma kost de registratie vankandidaten Randstad veel minder tijd. Consultants kunnen informatie namelijk onderweg vastleggen,bijvoorbeeld bij evenementen zoals een banenmarktof een beurs. Een Randstad-consultant kan via een smartphone, tablet of ander mobiel apparaat alles doen. De kandidaat is dus veel sneller beschikbaar voor vacatures of sollicitatiegesprekken. Omdat de kwaliteit van het vastleggen van documenten is verbeterd,worden er ook minder fouten gemaakt en treedt er minder vertraging op.

 “Ik heb de nieuwe oplossing voor digitaal scannen uitvoerig gebruikt en ik moet zeggen dat alles fantastisch en zonder problemen werkt. En dat is ook de ervaring van al mijn collega's.” aldus Sandra Pasma Procesmanager bij Tempo-Team

Net zo belangrijk is dat Randstad met de nieuwe oplossing een belangrijk concurrentievoordeel in handen heeft omdat het bedrijf zich uiterst efficiënt en professioneel aan talentvolle kandidaten en aan klanten kan presenteren. Bovendien biedt de nieuwe implementatie allerlei backupmogelijkheden: als een MFP bijvoorbeeld buiten gebruik is of onderhoud nodig heeft, kan de consultant een kandidaat via een mobiel apparaat registreren.

Drie manieren om te scannen

Documenten snel en eenvoudig scannen zonder papier te verspillen. Dit is mogelijk door een scantaak in Mondriaan te maken. Ook de oude methode, scannen van een streepjescodeformulier, blijft beschikbaar.

Randstad-consultants kunnen nu kiezen uit twee handige opties. Ze kunnen ook de oude werkwijze met het streepjescodeformulier blijven gebruiken. Allereerst is het mogelijk om via de MFP-display een scantaak op basis van het type document te maken. Maar er hoeft nu geen streepjescode meer te worden gemaakt en afgedrukt. Invoeren van de gebruikersnaam is voldoende, waarna afhankelijk van het type document de scantaak wordt geselecteerd. AutoStore ontvangt de scan en geeft deze rechtstreeks door aan het back-officesysteem van Mondriaan.

Als tweede methode kan op locatie een foto van het document worden genomen met de app NSi Mobile op een mobiel apparaat. De Randstad-consultant selecteert de relevante scantaak en verzendt deze naar de AutoStore-server, waar het document automatisch wordt verwerkt en aan de Oracle-database van Mondriaan wordt doorgegeven. De oplossing is momenteel al beschikbaar op circa 500 mobiele apparaten die bij de personeelsconsultants van Randstad in gebruik zijn. Met de app NSi Mobile worden documenten in kleur en van zeer hoge kwaliteit gescand en vastgelegd.

Daarnaast staan er in het hoofdkantoor van Randstad drie MFP's van Canon voor het scannen van grote volumes met een streepjescodeformulier. Dit is handig voor filialen die een groot aantal documenten moeten scannen, wat lokaal veel te veel tijd zou kosten.

“Wij zijn OSN dankbaar dat ze een oplossing hebben gebouwd waarmee onze problemen worden aangepakt.”

OSN en Randstad werken momenteel aan een uitbreiding van de oplossing waarmee Randstadconsultants contracten op een mobiel apparaat kunnen ondertekenen met een digitale handtekening, zodat de verwerkingstijd nog verder afneemt.

 

Bekijk alle items