In gesprek met...
Janne Driessen
HR-Adviseur
Bedrijf

ZuidZorg

Branche

Gezondheidszorg

FTE

2500+ fte

Website

www.zuidzorg.nl

Bekijk alle items keyboard_arrow_right

De zorginstelling ZuidZorg biedt zorg in Eindhoven en een groot gebied daaromheen. De medewerkers stimuleren gezondheid en zelfstandigheid in buurten, wijken en dorpen. Met passie en professionaliteit moedigen ze mensen (jong en oud) aan het beste uit hun leven te halen. Ze doen dat oplossingsgericht, energiek en in een betrokken samenwerking. Dat geldt ook voor de eigen organisatie. Een team van 3300 medewerkers op verschillende locaties vereist een grondige personeelsadministratie. Om ook daarin oplossingsgericht te werk te gaan, heeft ZuidZorg de hulp ingeroepen van OSN om de HR-processen te stroomlijnen. Stap 1 was het scannen van alle personeelsdossiers.

De administratie van 3300 personeelsleden, van mensen aan het bed in de thuiszorg tot de IT-beheerder op kantoor, vraagt om een efficiënte en effectieve werkmethode. Zeer uiteenlopende arbeidscontracten en personeelsdossiers die op een zorgvuldige manier moeten worden bijgehouden, inclusief de veranderingen in contractuele afspraken, vastlegging van nieuw behaalde diploma’s en de uitkomsten van functioneringsgesprekken. Tot aan 2013 gebeurde dit allemaal nog op papier. ZuidZorg besloot in dat jaar het hele archief te met personeelsdossiers te scannen en voortaan op een meer eenvoudige, snellere en minder foutgevoelige manier te werk te gaan.

“We waren de personeelsdossiers in batches aan het scannen; je werk letterlijk opstapelen om vervolgens een half uur op de gang bij de multifunctional door te brengen.”

Remy Tito
Product Manager OSN

Visma was een van de eerste koppelingen die we realiseerden. Inmiddels hebben we meer dan 60 scankoppelingen.

Digitaliseren alleen was niet de oplossing: na het scannen van alle personeelsdossiers moesten medewerkers van de personeelsadministratie nog met een stapel documenten over de gang om ze daar bij de multifunctional in te scannen en op te slaan op een server. Vervolgens moest men op de werkplek de gegevens uploaden naar de juiste plek en de juiste map in het systeem. Deze werkwijze moest anders. OSN werd ingeschakeld om dit proces te stroomlijnen. 

Digitaal en direct op de juiste locatie

OSN leverde een HP ScanJet 7000n desktopscanner en maakte een intelligente scankoppeling naar de Visma software voor HRM doeleinden. Hiermee werden enkele processtappen in één keer overbodig. Janne Driessen, werkzaam bij de afdeling personeelszaken van ZuidZorg en gebruiker van het nieuwe systeem: “De tijdswinst is enorm. Er is een flinke efficiencyslag gemaakt. Het vorige systeem werkte in principe wel, maar het was te omslachtig. Dat is nu voorbij: in enkele handelingen kun je een dossier bijwerken.”

Een belangrijk voordeel van de nieuwe aanpak is dus de snelheid van het uploaden. Gebruikers hoeven maar enkele handelingen uit te voeren en het document wordt ingescand en verstuurd.Het gescande document wordt direct in het juiste personeelsdossier opgeslagen. Zowel op de schijf als in Visma.  Doordat het proces zoveel eenvoudiger is geworden, is ook de privacybescherming verbeterd. Driessen licht toe:

“Voorheen stapelden we het werk een beetje op om niet voor elk A4’tje naar de printer te lopen. Gevolg was dat je dus met een stapel documenten van verschillende mensen over de gang ging. Niet een heel prettig idee. Nu werken we gelijk een dossier bij omdat het geen extra moeite is. We verlaten ons kantoor niet meer, dus alle gegevens blijven netjes bij elkaar en op onze afdeling.”

Nadat de koppeling was gemaakt kon het nieuwe systeem snel in gebruik worden genomen. Driessen: “Het werkt allemaal heel intuïtief. We hebben de eerste dag begeleiding gekregen, maar eigenlijk hoefde men het maar één keer voor te doen en toen was alles helder.”

De medewerkers van afdeling personeelszaken van ZuidZorg kunnen nu gemakkelijk zoeken op personeelsdossier. Bij het typen worden gelijk al suggesties gegeven, zodat men snel bij het juiste dossier terechtkomt. Ook het personeel zelf heeft zo eenvoudig inzage in het eigen dossier. Driessen: “Het zoeken gaat makkelijker en in drie klikken staat een document nu op de goede plek. Het werkt makkelijker, sneller en veiliger.”

Bekijk alle items