Zorgorganisatie Laurens digitaliseert personeelsdossiers

Met 6000 medewerkers krijgt de personeelsadministratie van zorgorganisatie Laurens maandelijks zo’n 1900 documenten te verwerken. Het kostte tot voor kort erg veel tijd om deze documenten te scannen, te classificeren en naar het juiste personeelsdossier in Raet te verplaatsen. Samen met OSN en BCT zocht Laurens naar een manier om dit proces te automatiseren. De gerealiseerde oplossing levert nu al een tijdsbesparing van ruim 25% op.

“Vorig jaar moesten de medewerkers van personeelsadministratie alle documenten nog handmatig, stuk voor stuk, classifi­ceren en aan het juiste personeelsdossier koppelen”, zegt Corina van der Dussen, functioneel applicatiebeheerder bij Laurens. “Deze werkwijze was erg omslachtig, dus we waren vastbesloten dat het beter moest. Ons ideaalplaatje was dat de documenten die per batch de scanner in gaan, automatisch aan het juiste dossier gekoppeld worden, met de juiste classificatie. Het had wat voeten in aarde, maar nu hebben we dat ideaalplaatje bereikt.”

Omdat Raet voor deze vraag geen oplossing kon leveren, kwam Laurens bij OSN terecht. Met deze leverancier van (multifunctionele) printers en software op het gebied van digi­tale documentverwerking had Laurens eer­der al goede ervaringen opgedaan. OSN nam vervolgens partner BCT in de arm, omdat deze met mailroom de beste oplossing had.

“De nieuwe software moest de documenten herkennen en ze vervolgens op zo’n manier aan Raet aanbieden dat ze in het juiste dos­sier terecht komen”.

 

Remy Tito

Product Manager OSN

Omdat we inmiddels bijna 60 koppelingen hebben kunnen we met vrijwel ieder pakket eenvoudig een scankoppeling realiseren

exit_to_app Bekijk hier of we ook koppelen met uw HR-pakket

BCT ontwikkelde een digital mailroom om documenten te classificeren en door te ver­wijzen. Mailroom herkent het persoonsnum­mer dat op alle personeelsdocumenten staat en koppelt dit aan de overige persoonsgege­vens. “Hierbij heeft BCT een beveiliging inge­bouwd om te checken of het persoonsnum­mer het juiste is”, legt de applicatiebeheerder uit. Aan de hand van het persoonsnummer haalt mailroom een aantal gegevens op uit een csv-bestand en vult een aantal velden in. Mailroom checkt vervolgens of de ge­boortedatum en het sofinummer ingevuld zijn. Is dat niet het geval, dan betekent dit dat het persoonsnummer niet bestaat en wordt het document afgekeurd. Van der Dussen zegt: “Hiermee voorkom je dat dit onvolledige bestand toch naar Raet wordt gestuurd, waar vervolgens de hele batch afgekeurd wordt, zonder dat je er achter komt waar de fout zit.” Daarnaast herkent mailroom ook het documenttype.

“Het is een zelflerend sys­teem. Eerst voer je een aantal documenten van hetzelfde type in, identiteitsbewijzen bijvoorbeeld, en selecteer je handmatig het bijbehorende documenttype”.

>Het systeem kan steeds meer alsdus de applicatiebeheerder: “Na een aantal keren herkent mailroom het document zelf en stelt automatisch ‘identiteitsbewijs’ als categorie voor.” Zo kent mailroom nu verschillende categorieën, zoals persoonsgegevens, dienstverband en verzuim, met nog meer subcategorieën.

Vooruitgang went snel

Op de personeelsadministratie is mailroom inmiddels helemaal ingeburgerd. Als er documenten binnen komen, scant een medewerker deze – net als voorheen - per stapel. Het verschil is dat hij niet meer zelf de personeelsgegevens en de classificatie in hoeft te vullen. Als hij mailroom opent, zijn deze al ingevuld. De medewerker controleert of alles klopt, brengt eventueel wijzigingen aan en klikt vervolgens op ‘exporteren’. De medewerker hoeft dus ook niet meer alle documenten één-voor-één handmatig naar het juiste personeelsdossier te verplaatsen, maar geeft met één muisklik toestemming voor de automatische export.

Het systeem is zo gebruiksvriendelijk, dat alle medewerkers er snel mee uit de voeten konden. Van der Dussen zegt: “Medewerkers van personeelsadministratie hebben een paar keer meegekeken en instructie gekre­gen van de consultant van BCT en pakten het werken met mailroom snel op. Het systeem werkte meteen naar behoren en de collega’s van andere afdelingen hebben er dus eigen­lijk niets van gemerkt.” De medewerkers van de personeelsadministratie zijn erg blij met mailroom, maar gemak went snel volgens Van der Dussen.