Corina van der Dussen
Functioneel applicatiebeheerder
Bedrijf
Laurens is de grootste aanbieder van wonen, diensten en zorg in Rotterdam en omstreken. Een sterke, professionele zorgorganisatie met een kleinschalige aanpak, dicht bij mensen in de buurt waar zij wonen. De ondersteuning van Laurens varieert van zorg aan huis (thuiszorg) tot het aanbieden van permanente of tijdelijke woonruimte met zorg. Gemaksdiensten, huishoudelijke hulp, verzorging of verpleging op maat: het is allemaal mogelijk. U kiest eenvoudigweg voor de zorg en hulp waar u behoefte aan hebt.
Branche
Gezondheidszorg
FTE
4000+ fte
Website
Met 6000 medewerkers krijgt de personeelsadministratie van zorgorganisatie Laurens maandelijks zo’n 1900 documenten te verwerken. Het kostte tot voor kort erg veel tijd om deze documenten te scannen, te classificeren en naar het juiste personeelsdossier in Raet te verplaatsen. Samen met OSN en BCT zocht Laurens naar een manier om dit proces te automatiseren. De gerealiseerde oplossing levert nu al een tijdsbesparing van ruim 25% op.
BCT ontwikkelde een digital mailroom om documenten te classificeren en door te verwijzen. Mailroom herkent het persoonsnummer dat op alle personeelsdocumenten staat en koppelt dit aan de overige persoonsgegevens. “Hierbij heeft BCT een beveiliging ingebouwd om te checken of het persoonsnummer het juiste is”, legt de applicatiebeheerder uit. Aan de hand van het persoonsnummer haalt mailroom een aantal gegevens op uit een csv-bestand en vult een aantal velden in. Mailroom checkt vervolgens of de geboortedatum en het sofinummer ingevuld zijn. Is dat niet het geval, dan betekent dit dat het persoonsnummer niet bestaat en wordt het document afgekeurd. Van der Dussen zegt: “Hiermee voorkom je dat dit onvolledige bestand toch naar Raet wordt gestuurd, waar vervolgens de hele batch afgekeurd wordt, zonder dat je er achter komt waar de fout zit.” Daarnaast herkent mailroom ook het documenttype.
“Het is een zelflerend systeem. Eerst voer je een aantal documenten van hetzelfde type in, identiteitsbewijzen bijvoorbeeld, en selecteer je handmatig het bijbehorende documenttype”.
>Het systeem kan steeds meer alsdus de applicatiebeheerder: “Na een aantal keren herkent mailroom het document zelf en stelt automatisch ‘identiteitsbewijs’ als categorie voor.” Zo kent mailroom nu verschillende categorieën, zoals persoonsgegevens, dienstverband en verzuim, met nog meer subcategorieën.
Vooruitgang went snel
Op de personeelsadministratie is mailroom inmiddels helemaal ingeburgerd. Als er documenten binnen komen, scant een medewerker deze – net als voorheen - per stapel. Het verschil is dat hij niet meer zelf de personeelsgegevens en de classificatie in hoeft te vullen. Als hij mailroom opent, zijn deze al ingevuld. De medewerker controleert of alles klopt, brengt eventueel wijzigingen aan en klikt vervolgens op ‘exporteren’. De medewerker hoeft dus ook niet meer alle documenten één-voor-één handmatig naar het juiste personeelsdossier te verplaatsen, maar geeft met één muisklik toestemming voor de automatische export.
Het systeem is zo gebruiksvriendelijk, dat alle medewerkers er snel mee uit de voeten konden. Van der Dussen zegt: “Medewerkers van personeelsadministratie hebben een paar keer meegekeken en instructie gekregen van de consultant van BCT en pakten het werken met mailroom snel op. Het systeem werkte meteen naar behoren en de collega’s van andere afdelingen hebben er dus eigenlijk niets van gemerkt.” De medewerkers van de personeelsadministratie zijn erg blij met mailroom, maar gemak went snel volgens Van der Dussen.